Sebagai kepala sekolah, Bapak/Ibu guru memiliki peran dan tugas sebagai pendidik tetapi juga memegang peran manajerial yang berhubungan dengan administrasi sekolah. Peran administrasi kepala sekolah ini sudah ditetapkan pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 15 Tahun 2018.
Lalu, apa itu administrasi kepala sekolah? Artikel ini akan menjelaskan terkait administrasi kepala sekolah, mulai dari pengertian, tujuan, instrumen, lengkap dengan contohnya.
Pengertian administrasi kepala sekolah
Menurut Sondang P. Siagian, administrasi bisa diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Sehingga, bisa disimpulkan bahwa pengertian administrasi kepala sekolah adalah seluruh aktivitas yang menjadi tugas kepala sekolah, diawali dengan aktivitas pengendalian, pengurusan, dan pengaturan yang melibatkan kerja sama beberapa pihak.
Tugas administrasi kepala sekolah yang dimaksudkan adalah untuk mengawasi dan mengarahkan sekolahnya. Sementara itu, administrasi kepala sekolah dibagi menjadi pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan.
Tujuan pembuatan administrasi kepala sekolah
Tujuan dari pembuatan administrasi kepala sekolah ini adalah agar dapat digunakan sebagai pedoman meningkatkan efisiensi, mutu, dan pemerataan di kemudian hari lewat partisipasi orang tua terhadap sekolah, fleksibilitas, pengelolaan sekolah dan kelas, serta peningkatan profesionalisme tenaga pendidik.
Sementara itu, berdasarkan uraian di atas, bisa dirumuskan tujuan dari administrasi kepala sekolah meliputi:
- Memberikan arah dalam menyelenggarakan sekolah di masa mendatang.
- Memberikan umpan balik bagi perbaikan proses dan hasil pendidikan.
- Meningkatkan mutu penyelenggaraan administrasi sekolah.
- Menuju tertib administrasi.
- Menghasilkan suasana belajar dan mengajar yang aktif, inovatif, kreatif, efektif, dan menyenangkan.
- Menunjang tercapainya program sekolah secara efektif dan efisien.
Fungsi administrasi kepala sekolah
Fungsi dari administrasi kepala sekolah antara lain:
1. Planning
Fungsi administrasi kepala sekolah yang pertama adalah planning yang dapat membantu untuk menyusun program kerja.
2. Pengelompokan atau organizing
Dengan adanya administrasi kepala sekolah, pengelompokan data yang telah diarsipkan. Harapan dengan dilaksanakan administrasi kepala sekolah, bisa membantu saat memberi tindakan atau kegiatan kedepannya.
3. Staffing
Setelah melakukan administrasi kepala sekolah, peran guru dapat dikelompokkan kembali agar tepat sasaran dan lebih efektif dalam mencapai tujuan.
4. Motivating
Kemudian, administrasi kepala sekolah berfungsi sebagai motivating untuk peserta didik dalam mengerjakan tugas belajar. Serta, dapat pula memberi motivasi pada pendidik dalam pengajaran dan tata laksana administrasi pendidikan.
5. Controlling
Secara tidak langsung, administrasi kepala sekolah dapat membantu sebagai pengontrol kegiatan yang dilakukan guru dan siswanya.
6. Budgeting
Administrasi kepala sekolah bisa digunakan untuk membuat anggaran biaya sekolah. Salah satu administrasi kepala sekolah adalah mencatat pengeluaran sekolah tersebut, misalnya pembelian LCD dan monitor atau meja dan kursi.
7. Memudahkan dalam pengajaran
Selanjutnya, administrasi kepala sekolah berguna dalam pengajaran, misalnya dalam pembuatan kalender tahunan sekolah, visi misi dan tujuan sekolah, hingga kurikulum sekolah yang dapat menjadi panduan pendidik hingga peserta didik.
8. Kesiswaan
Fungsi terakhir adalah dalam bidang kesiswaan, seperti menentukan penempatan siswa dalam kelas, melatih kedisiplinan siswa, mengatur proses penerimaan siswa baru, dna lainnya.
Instrumen administrasi kepala sekolah
Di bawah ini adalah daftar instrumen administrasi kepala sekolah”
Administrasi pengajaran
- Daftar pembagian tugas mengajar bagi guru
- Buku pemeriksaan persiapan mengajar
- Buku penyelesaian kasus di sekolah
- Buku hubungan kemasyarakatan
- Persiapan mengajar
- Buku program bimbingan
- Buku pencapaian target dan daya serap kurikulum
- Daftar penyerahan buku nilai hasil belajar
- Buku kunjungan pengawas ke sekolah
- Buku pengaduan, masukan, kritik, dan saran
- Buku notulen rapat guru/komite
- Buku ekspedisi
- Buku tamu umum
- Buku tamu khusus
- Buku supervisi kelas
Administrasi kesiswaan
- Formulir pendaftaran siswa baru
- Buku calon peserta didik baru
- Buku peserta didik baru
- Buku klapper (buku daftar nama siswa berdasarkan abjad)
- Papan absen harian siswa
- Papan rekapitulasi absensi harian siswa
- Buku rekap mutasi siswa
- Pendaftaran masuk SMA/MA/MK atau jenjang sekolah lainnya
- Buku kenaikan kelas
- Buku prestasi siswa akademik/non akademik
Administrasi kepegawaian
- Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil
- Buku diklat/penataran
- Buku penghargaan
- Buku seminar/lokakarya
- Buku izin keluar pegawai/guru
- Buku piket guru
Administrasi keuangan
- Buku kas umum
- Buku kas pembantu
- Rencana pelaksanaan pembelajaran
- Surat permohonan pindah sekolah
- Surat keterangan pindah sekolah
- Surat keterangan telah menerima siswa pindahan
- Buku keadaan barang inventaris lainnya
Administrasi lainnya
- Daftar hasil ujian akhir madrasah berstandar nasional
- Daftar rekapitulasi kenaikan kelas/kelulusan
- Buku penyerahan laporan penilaian hasil belajar (rapor)
- Buku penyerahan ijazah
- Buku pemeriksaan administrasi pembelajaran
Manajemen administrasi kepala sekolah
Manajemen administrasi kepala sekolah adalah hal yang penting untuk menunjang pendidikan sehingga bisa meningkatkan kualitas pendidikan dalam sekolah tersebut. Sementara itu, manajemen kepala sekolah dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengelolaan peserta didik
Manajemen administrasi kepala sekolah pada peserta didik ditujukan agar mendapatkan hasil yang teratur dalam kegiatan kesiswaan, terutama saat proses pembelajaran di kelas.
2. Pengelolaan pendidik dan tenaga kependidikan
Administrasi pendidik dan tenaga kependidikan berupa Pendayagunaan Ketenagaan, DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan), DUK (Daftar Urut Kepangkatan), Mutasi Kepangkatan, Pengembangan Ketenagaan, Usaha Kesejahteraan Pegawai, dan Tata Tertib Kerja.
3. Pengelolaan kurikulum dan proses pembelajaran
Kurikulum dalam pendidikan sangat berpengaruh dalam keberlangsungan proses belajar dan mengajar, maka dari itu pengelolaan kurikulum dan proses pembelajaran sangat penting manfaatnya.
4. Pengelolaan sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana memiliki peran untuk menunjang proses pembelajaran, mulai dari fasilitas sekolah hingga gedung yang memadai.
5. Pengelolaan anggaran atau biaya
Dalam pengelolaan dan anggaran, ada dua dimensi yang harus ditulis, yaitu pemasukan atau sumber dana dan pengeluaran atau alokasi dana. Sumber dana di sini bisa diperoleh dari pemerintah, iuran sekolah, dan sumbangan dari masyarakat. Sedangkan alokasi dana digunakan untuk pembangunan sekolah serta melengkapi sarana dan prasarana.
6. Pengelolaan tata usaha
Dalam administrasi sekolah, peran tata usaha sangat penting karena memiliki tanggung jawab untuk melayani administrasi dan operasional di sebuah sekolah. Tata usaha dalam administrasi kepala sekolah berperan untuk mengelola surat dan arsip.
7. Pengelolaan organisasi
Pengelolaan organisasi sangat penting untuk kelancaran organisasi karena komponen organisasi menunjang pendidikan sesuai dengan perannya.
8. Pengelolaan Hubungan Sekolah dengan Masyarakat (HUMAS)
Pengelolaan HUMAS di sini adalah menjalin komunikasi antara sekolah dan masyarakat di lingkungan sekolah.
9. Pengelolaan bimbingan konseling
Pengelolaan bimbingan konseling berupa mengembangkan kemampuan dan minat peserta didik, memberi bimbingan secara kelompok, hingga memberikan informasi yang dibutuhkan peserta didik.
Contoh administrasi kepala sekolah
Di bawah ini adalah contoh administrasi kepala sekolah SMA, SMP, dan SD. Untuk melihat dokumen lengkap format administrasi kepala sekolah, bisa melalui tautan ini.
SMA
Contoh administrasi kepala sekolah SMA untuk daftar pembagian tugas mengajar bagi guru:
SMP
Contoh administrasi kepala sekolah SMP untuk buku program bimbingan:
SD
Contoh administrasi kepala sekolah SD untuk papan rekapitulasi absensi harian siswa:
Demikian penjelasan tentang administrasi kepala sekolah yang memiliki fungsi sangat penting untuk meningkatkan mutu pendidikan. Semoga artikel ini bisa menambah informasi Bapak/Ibu guru yang membutuhkan penjelasan tentang administrasi kepala sekolah.
