Surat Resmi – Pengertian, Jenis, dan Cara Membuat

Halo, Quipperian!

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan informasi atau pesan kepada seseorang baik individu maupun organisasi, instansi atau lembaga. Dalam organisasi atau lembaga, menulis surat merupakan hal yang biasa dilakukan, lho. 

Seiring dengan perkembangan teknologi, menulis surat tidak lagi harus berupa tulisan tangan  yang ditulis secara manual. Saat ini menulis surat dapat dilakukan dengan mengikuti perkembangan teknologi seperti surat elektronik atau yang biasa disebut dengan e-mail atau electronic mail. 

Proses surat menyurat dalam organisasi umum dilakukan dan tidak dapat diabaikan. Nah, jika surat yang akan dibuat adalah mengenai kepentingan organisasi, baik berupa surat tugas atau surat yang memiliki sifat formal, dikenal sebagai surat resmi. 

Hmm, penasaran? Yuk, Quipperian simak pembahasannya di bawah ini!

Pengertian Surat Resmi 

Surat resmi atau yang juga dikenal sebagai surat dinas merupakan media komunikasi dalam bentuk tulisan yang ditulis dengan bahasa yang resmi atau baku. Surat ini digunakan dan dibuat oleh individu maupun organisasi dan bersifat formal. 

Instansi atau organisasi swasta maupun milik pemerintah menggunakan jenis surat ini, lho. Surat resmi dibuat dengan aturan-aturan dan juga kaidah yang telah ditentukan. Sehingga, salah satu perbedaan surat resmi dan tidak resmi adalah bentuknya yang bersifat baku. Surat ini tidak bisa dibuat dengan asal-asalan karena kepentingannya bukan hanya menyangkut individu, namun juga organisasi.

Perbedaan surat resmi dan tidak resmi lainnya adalah surat ini dapat berisi kegiatan kedinasan, seperti pemberitahuan, permintaan, penjelasan, maupun penugasan, dari suatu organisasi atau instansi yang satu ke yang lain atau dari suatu organisasi tertentu kepada individu. Sementara surat pribadi bisa sekedar menanyakan kabar saja. 

Jenis-Jenis Surat Resmi

Jika dibandingkan dengan jenis surat lainnya, jenis surat resmi memiliki keunikannya sendiri yang tidak dapat kita temukan di surat lainnya. Nah, berikut jenis-jenisnya:

• Sebagai sarana pemberitahuan atau sarana informasi mengenai hal-hal tertentu kepada pihak lain seperti ide maupun gagasan. 
• Sebagai bukti tertulis atau bukti otentik dalam bentuk dokumen yang isinya dapat dipertanggungjawabkan dan dipercayai.
• Sebagai pedoman kerja untuk melakukan kegiatan atau pekerjaan tertentu. 
• Sebagai pengingat bagi penerima surat baik individu maupun organisasi atau instansi. 
• Sebagai bukti kronologis dan bukti historis. 

Ciri-Ciri Surat Resmi

Adapun ciri-cirinya sebagai berikut, yakni:

1. Biasanya menggunakan bahasa yang baku dan juga sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar termasuk Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
2. Dibuat dengan efektif, singkat, padat dan jelas agar maksud dan isinya mudah untuk dimengerti. 
3. Bahasa yang digunakan adalah bahasa eksplisit ukan implisit.
4. Disajikan dalam bentuk full block style (lurus penuh) atau bisa juga semi block style (setengah lurus) atau intended block style (lekuk).
5. Terdapat kop surat yang menunjukkan bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh suatu lembaga resmi atau instansi. 
6. Nomor surat, tanggal, perihal, alamat tujuan dan lampiran juga menjadi ciri khas.
7. Dalam kondisi tertentu, surat disertai dengan cap khusus atau stempel. 
8. Memiliki bentuk yang sistematis dan sesuai aturan yang baku. 

Bagian-Bagian Surat Resmi

Berikut ini adalah bagian-bagian yang harus kita pahami, yaitu:

1. Kop atau kepala surat

Pada bagian kop atau kepala surat terdapat beberapa bagian, yakni:

• Logo dari instansi atau lembaga
• Nama instansi atau lembaga
• Alamat, nomor fax, nomor telepon dan juga email dari instansi atau lembaga

2. Nomor Surat

Dalam membuat dan mengirimkan suratnya, setiap instansi dan juga lembaga akan memberikan nomor surat. Dengan melengkapi nomor surat akan membantu instansi atau lembaga untuk mengetahui jumlah surat yang telah mereka keluarkan. 

3. Tanggal Surat

Keberadaan tanggal surat ini sangat penting, karena tanggal surat akan memberikan informasi mengenai waktu pembuatan surat atau waktu surat tersebut dikeluarkan. 

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen pendukung dari surat tersebut dan merupakan hal yang biasa.

5. Alamat dan Tujuan 

Alamat dan tujuan merupakan tempat surat akan diberikan, alamat dan tujuan biasanya ditulis secara detail, singkat dan juga jelas. 

6. Salam Pembuka

Salam pembukanya memiliki bentuk yang baku, formal, dan dikemas dalam bahasa yang sopan. 

7. Isi Surat

Bagian isi merupakan bagian yang paling penting, Quipperian. Bagian ini berisi informasi utama yang menjelaskan tujuan surat ini dibuat. Isi yang ditulis biasanya menggunakan bahasa baku, singkat, padat, dan juga jelas. 

8. Salam Penutup

Setelah di atas dibuka dengan salam pembuka, di bagian bawah ditutup dengan salam penutup. Salam penutup biasanya menggunakan bahasa yang sopan yang tentunya menunjukkan keramahan dalam berkomunikasi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Terdapat penanggung jawab surat yang harus dicantumkan dengan membubuhkan tanda tangan sebagai pengirim surat resmi.

10. Tembusan

Tembusan dibuat apabila sebuah surat perlu untuk diketahui oleh pihak lain.

Cara Membuat Surat Resmi

Berikut ini adalah salah satu contoh dan cara membuat surat resmi. 

Quipperian, demikianlah ulasan mengenai surat resmi atau surat dinas yang biasa digunakan sehari-hari. Semoga bermanfaat untuk menambah wawasan kamu di mata pelajaran Bahasa Indonesia, ya. Jika kamu mau belajar materi lainnya, yuk gabung bersama Quipper Video! Kamu bisa belajar bersama tutor profesional dan aksesnya pun gratis! Buruan daftarkan diri kamu, ya.