Halo, Quipperian! Pastinya sudah tidak asing lagi dengan pemberitahuan yang disebarkan lewat surat oleh pihak sekolah, kan? Nah, inilah yang disebut dengan surat pemberitahuan.
Secara lebih jelas, surat pemberitahuan adalah salah satu jenis surat yang dikeluarkan secara resmi oleh suatu instansi seperti perusahaan atau sekolah yang berisikan informasi penting.
Biasanya, surat ini diterbitkan jika ada suatu tugas yang harus dilakukan oleh anggota suatu instansi, atau untuk menginformasikan suatu peraturan baru yang harus dijalankan oleh seluruh anggota.
Nah, setelah mengetahui definisi dan tujuan dari surat ini? Yuk, simak pembahasan Quipper Blog kali ini!
Elemen Penting dalam Surat Pemberitahuan
Karena surat pemberitahuan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, perusahaan, atau sekolah maka suatu surat ini harus memiliki beberapa elemen penting untuk bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Berikut beberapa elemen penting yang enggak boleh ketinggalan dalam suratnya.
1. Kop Surat
Kop surat terletak di bagian atas, berisikan nama instansi, perusahaan, atau sekolah. Kop surat juga bisa diisi dengan logo dari instansi terkait, dengan mencantumkan alamat, kontak yang bisa dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat email.
2. Keterangan Surat
Setelah menyertakan identitas dari lembaga yang mengedarkan surat, penting juga untuk menyertakan keterangan surat di bagian kiri.
Keterangan ini berisikan tanggal surat dibuat, nomor surat, perihal surat diedarkan, dan jumlah lampiran yang terdapat dalam surat. Setelah itu, surat juga harus menyertakan kepada siapa surat ini ditujukan dengan jelas.
3. Badan Surat
Setelah informasi penting seperti kop surat dan keterangan sudah ditulis, kamu bisa mulai menulis informasi yang perlu diketahui oleh para anggota.
Isi harus dituliskan secara detail, sehingga tidak ada informasi yang terlewatkan oleh anggota dan mudah dipahami. Penulisan isi surat juga harus dituliskan dengan menggunakan gaya bahasa yang formal.
4. Penutup Surat
Setelah menuliskan informasi, perlu ada penutup surat dalam bentuk ucapan terima kasih atau ucapan harapan agar informasi atau kebijakan baru yang tertera dalam surat bisa dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh anggota.
5. Identitas Pembuat Surat
Agar isi surat bisa dipertanggungjawabkan, pembuat surat harus menyertakan identitasnya dengan menuliskan nama dan tanda tangan. Stempel resmi dari suatu instansi juga bisa diberikan jika diperlukan.
Jenis dan Contoh Surat Pemberitahuan
Setelah mengetahui elemen penting yang harus tertera dalam suatu surat pemberitahuan, berikut adalah jenis-jenis surat yang biasa diedarkan, Quipperian
1. Surat Pemberitahuan Pemerintahan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan merupakan salah satu lembaga resmi. Sehingga, suatu kebijakan atau pemberitahuan kepada anggotanya wajib dikeluarkan dengan surat pemberitahuan resmi.
Berikut contoh yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan mengenai kegiatan survei kepuasan pemangku kepentingan di 34 provinsi atas layanan atau program dari Kemendikbud.
Source: Kemdikbud.go.id
2. Surat Pemberitahuan Perusahaan
Contoh lainnya adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan. Pada contoh di bawah, terlihat jelas bahwa surat ini memiliki nomor surat yang dituliskan untuk memudahkan administrasi kantor tersebut. Selain itu, surat ini juga sudah memuat perihal keterangan surat sehingga penerima sudah mengetahui terlebih dahulu secara garis besar apa yang akan disampaikan dalam surat.
Source: PT Amarta Karya
3. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
Setelah tadi ada contoh dari lembaga pemerintahan dan perusahaan, berikut ini contoh surat yang dikeluarkan dari sekolah. Apakah kamu pernah menerima surat seperti di bawah ini dari sekolahmu, Quipperian?
Source: SMAN 1 Jember
Itulah pembahasan tentang Surat Pemberitahuan di Quipper Blog kali ini. Semoga tulisan ini bisa menjadi referensi Quipperian jika diperlukan untuk menulis surat ini di kemudian hari.
Untuk mendapatkan penjelasan yang berhubungan dengan cara penulisan surat resmi ataupun nonresmi lainnya, kamu bisa mengaksesnya melalui Quipper Video, lho! Kamu akan belajar bareng pengajar berpengalaman lewat video, rangkuman, dan latihan soal. Yuk, tetap semangat untuk belajar dan mendapatkan informasi baru setiap hari. Salam Quipper!