Materi Formal Invitation Lengkap dengan Contoh dan Cara Membuatnya

Hai Quipperian, pasti kamu pernah mendapat undangan untuk sebuah perayaan, kan? Nah, sebuah perayaan sifatnya bisa formal atau informal. Untuk undangan perayaan formal, dalam bahasa inggris sering disebut sebagai formal invitation. 

Apa yang dimaksud dengan formal invitation dan bagaimana cara membuatnya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini ya!

Pengertian Formal Invitation

Formal invitation atau undangan resmi merupakan undangan yang biasanya dibuat atau dikeluarkan oleh seseorang, sebuah perusahaan maupun instansi. 

Formal invitation ini tidak harus dalam bentuk yang sangat resmi seperti surat bisnis atau surat lainnya yang terkesan sangat resmi.

Namun formal invitation ini dapat dibuat dalam bentuk biasa tanpa harus meninggalkan kesan formal dari sebuah undangan resmi, kaidah, dan aturan tata bahasa seperti maksud dan tujuan undangan, bahasa baku, isi surat yang harus efektif dan jelas, serta dibuat sesuai dengan keperluan. 

Tujuan Formal Invitation

Formal invitation biasanya adalah undangan yang diberikan untuk berbagai acara seperti perayaan hari kemerdekaan, peresmian produk atau perusahaan, acara perpisahan, wisuda, pelantikan jabatan, kongres, seminar, diklat, dan acara formal lainnya. 

Oleh karena itu, tujuan formal invitation adalah untuk mengundang atau mengajak seseorang untuk menghadiri suatu acara tertentu yang telah dituliskan di undangan dengan situasi formal atau resmi. 

Format dan Struktur Formal Invitation

Bahasa baku dan lugas biasanya jadi tanda formal invitation yang resmi. Berikut ini adalah format dari formal invitation, yakni:

  • Alamat (addresses)
  • Salam pembuka (salutation)
  • Badan surat (body) yang terdiri dari:
  1. Kepada siapa surat ditujukan (For who and whom)
  2. Tujuan undangan (reason of invitation)
  3. Tanggal (date)
  4. Waktu dan tempat (time and place)
  5. Permintaan untuk membalas (RSVP)
  • Tanda tangan pengundang (signature)

Nah, Quipperian, setiap undangan meskipun formal memiliki keunikannya masing-masing, lho. Jika dilihat dari format formal invitation diatas, secara umum struktur dari surat resmi akan ditulis sebagai berikut:

1. Invitee

Invitee yang dimaksudkan disini adalah tentang siapa yang diundang. Jika undangan ini diperuntukkan bagi orang-orang penting atau orang yang dianggap penting, maka formal invitation sudah menjadi pilihan yang tepat.  

2. Body of invitation

Dalam body invitation, baik undangan resmi maupun tidak resmi biasanya memuat hal-hal berikut ini:

  • Occasion:  formal Invitation dibuat untuk sebuah acara tertentu.
  • Day and date: hari dan juga tanggal acara diselenggarakan.
  • Time: Waktu pelaksanaan acara.
  • Place: Tempat acara yang telah ditentukan dan disediakan bagi para undangan.

3. Inviter

Jika invitee mengenai siapa yang diundang, maka inviter yang dimaksudkan adalah siapa yang mengundang atau si pemilik acara. 

Nah, ini merupakan struktur umum dari formal invitation yang sering digunakan. 

Apa Saja yang Harus Ada Pada Formal Invitation?

Quipperian, dari pembahasan format dan juga struktur umum formal invitation diatas maka apa saja ya yang harus ada pada formal invitation?

Terlepas dari berbagai format dan struktur di atas, terdapat tiga data yang harus dimuat di dalam formal invitation antara lain:

  • Pengirim undangan atau penyelenggara acara.
  • Tujuan penyelenggaraan acara atau kegiatan.
  • Kontak, email, atau  informasi nomor telepon/hp yang bisa dihubungi untuk konfirmasi kedatangan.

Frasa atau Kalimat yang Sering Digunakan dalam Invitation

Dalam membuat atau menulis undangan, terdapat frasa atau kalimat yang sering digunakan. Misalnya, untuk  formal invitation kalimat dibawah ini merupakan frasa yang cukup umum digunakan, yakni:

1. Opening expression

Contohnya:

  1. I am very pleased to inform you that our company are successful in running the program.
  2. With great pleasure, I inform you that our company has advanced progress.

2. Making invitation

Contohnya:

  1. We cordially invite you to join…
  2. The honor of your presence is requested…

3. To state the date, time and place

Contohnya:

  1. The anniversary will be held on Sunday, 13 August 2022 at 7.00 pm – 8.00 pm at Sun Hotel Majalengka.
  2. The seminar will be held at 7.00 pm on Monday, 22 August 2022, 53rd floor of Sunlake Hotel Jakarta.

4. Closing

Contohnya:

  1. Thank you for your attention.
  2. Thank you for coming.

Contoh Formal Invitation

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai formal invitation, berikut ini adalah salah satu contoh dari formal invitation:

To: Mrs. Cantiqa Pramitha

CEO of Best Inc.

Jl. Boulevard  No.12, Jakarta

Dear Mrs Pramitha,

We cordially invite you to our company’s 20th anniversary celebration.
The anniversary celebration will be held on:

Date: August 20th, 2022

Hours: 07.00 pm to 09.00 pm

Venue: Bright Hotel, 15th-floor meeting room

We hope Mrs Pramitha would be available to come and join us. 

Yours Sincerely,

Maxima 

General Manager Sun Shine Inc.

RSVP: Maesa Hendra (0812-1145-0987)

Dress: Business

Cara Membuat Formal Invitation

Quipperian, kita telah membahas materi lengkap dari sebuah undangan resmi atau yang disebut dengan formal invitation. 

Berikut ini adalah cara untuk membuat  formal invitation dan juga poin penting yang harus diperhatikan, yaitu:

  1. Gunakan kalimat salam sapaan yang sopan pada undangan.
  2. Pilih dan gunakan kalimat yang sopan, lugas, dan bahasa yang baku untuk mengundang.
  3. Cantumkan dengan jelas mengenai informasi utama seperti tujuan undangan atau kegiatan, nama yang mengundang, tempat, hari dan tanggal acara diselenggarakan.
  4. Perhatikan pemilihan kata yang formal atau gunakan bahasa formal dan baku.
  5. Pilih dan gunakan kalimat penutup berupa permintaan yang tulus.
  6. Bubuhkan tanda tangan dan nama pada akhir undangan.
  7. Dan tambahkan RSVP dan informasi yang jelas yang berhubungan dengan acara yang diselenggarakan.

Demikian ulasan mengenai formal invitation dari pengertian hingga cara membuatnya, semoga bermanfaat ya, Quipperian!Buat kamu yang masih mau baca pembahasan materi lainnya, yuk subscribe Quipper Video! Semangat, ya.

Penulis: Ria Theresia