Tugas sekretaris – Banyak orang yang mengira bahwa pekerjaan sekretaris mudah, karena hanya sebatas mengurus surat-menyurat saja. Tak sedikit orang yang belum memahami betapa pentingnya peranan sekretaris, padahal sekretaris punya fungsi yang sangat vital di perusahaan.
Menurut penulis buku Secretarial Practice Made Simple, Betty Hutchinson dan Carol Milano, sekretaris memiliki tanggung jawab penuh dengan kompetensi yang dapat dipercaya, bersikap jujur, dan memiliki kepribadian yang baik. Sekretaris diharapkan bisa bekerja dengan baik mengikuti ritme dari pimpinan perusahaan. Karena, seorang pimpinan perusahaan tidak akan bisa mengerjakan banyak hal tanpa ada bantuan sekretaris di sampingnya.
Tugas Sekretaris
Pada masa sekarang ini memang masih banyak orang yang meremehkan atau memandang sebelah mata tentang profesi sekretaris. Padahal tanpa disadari, menjadi sekretaris profesional bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Tanggung jawab sekretaris bukan hanya terkait dengan administrasi perkantoran, tetapi juga pekerjaan yang membutuhkan kemampuan dan keterampilan manajerial, komunikasi, dan analisis. Jadi, apa saja tugas sekretaris?
1. Tugas administratif dan pengarsipan
Quipperian pasti sudah tahu kan, kalau seorang sekretaris pasti akan berurusan dengan tugas administratif dan pengarsipan. Tugasnya antara lain mengurus surat-menyurat baik surat fisik maupun email, mengelola dokumen, proposal, dan data, hingga mengarsipkan dokumen. Sekretaris juga mengurus keperluan perjalanan seperti tiket.
2. Mengelola rapat dan pertemuan
Mengelola rapat dan pertemuan juga merupakan tugas sekretaris. Sekretaris harus memastikan rapat dapat berjalan lancar. Selain mengatur jadwal rapat dan pertemuan, sekretaris juga bertanggung jawab mencatat hasil rapat.
3. Berkomunikasi dengan berbagai pihak
Sekretaris menjadi penghubung pimpinan dengan pihak internal dan eksternal perusahaan. Sekretaris akan menjawab serta melakukan follow up terhadap telepon yang masuk. Sebagai penghubung, sekretaris harus pandai menjaga komunikasi yang baik dengan investor, karyawan, dan pihak-pihak lainnya.
4. Tugas Sekretaris Termasuk Memberikan sumbangan ide dan pemikiran
Sekretaris juga dapat menyumbangkan ide dan pemikiran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, perlu sekali bagi seorang sekretaris untuk memiliki wawasan yang luas.
Skill yang Harus Dimiliki Sekretaris
Gimana Quipperian? Sudah tergambar bukan betapa pentingnya keberadaan sekretaris? Oleh karena itu, banyak skill yang harus dikuasai melihat pentingnya peran dari profesi ini untuk kelangsungan kegiatan di perusahaan.
1. Komunikasi
Setiap pekerjaan memang membutuhkan kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, tetapi bagi seorang sekretaris berkomunikasi dengan baik saja belum cukup. Sejatinya, seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan efektif dan efisien baik secara tertulis maupun secara lisan.
Apabila seorang sekretaris melakukan kesalahan dalam memberikan informasi terkait keputusan pimpinan, maka kekacauan akan timbul dan mempengaruhi seluruh pekerjaan yang berlangsung di perusahaan.
2. Paham teknologi
Pekerjaan sekretaris di masa sekarang ini juga didukung oleh teknologi. Oleh karena itu, sekretaris harus memahami perkembangan teknologi. Sekretaris harus mampu menggunakan dan mengikuti perkembangan teknologi terbaru dari smartphone, tablet, dan komputer berikut aplikasi atau software yang digunakan untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.
3. Problem solving
Sekretaris harus bisa menyelesaikan permasalahan terkait pekerjaan yang dihadapi pimpinan perusahaan. Tidak jarang banyak pimpinan perusahaan yang meminta pendapat sekretarisnya terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Karena hal itulah, sekretaris harus memiliki kemampuan problem solving supaya dapat memberikan pendapat ataupun pemikiran yang membantu dalam penyelesaian masalah perusahaan.
4. Detail oriented
Dalam menjalankan tugasnya, sekretaris harus teliti terhadap detail (detail oriented). Hal ini akan sangat membantu kelancaran operasional perusahaan dan kegiatan pimpinan. Kesalahan kecil yang timbul karena ketidaktelitian, bisa saja berdampak fatal lho!
Saat ini perusahaan sangat menyukai lulusan yang siap kerja dan profesional. Karena perubahan yang semakin pesat, maka akan menjadi nilai tambah jika seorang fresh graduate bisa memberikan kinerja yang baik tanpa harus dilatih cara bekerja oleh perusahaan. Sama halnya dengan seorang sekretaris, akan menjadi poin lebih apabila bisa mengerjakan pekerjaan dengan tepat, cepat, dan benar karena sudah terbiasa dan dilatih untuk siap bekerja.
Salah satu kampus yang terkenal mencetak lulusan sekretaris profesional dan siap bekerja adalah Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita (STARKI) yang berlokasi di Jakarta. Para mahasiswa Jurusan Sekretaris STARKI mengikuti banyak praktik kerja dan pelatihan dengan tujuan untuk menjadikan mereka siap bekerja dan profesional serta memiliki nilai tambah dibandingkan lulusan Jurusan Sekretaris dari universitas lain.
Menjadi sekretaris yang profesional dan bisa berada di posisi yang baik harus dimulai dari memilih universitas yang tepat. Hal ini bisa menjadi jalan untuk meraih kesuksesan sebagai sekretaris yang dicari perusahaan dan berdampak baik bagi perusahaan.